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Assistant.e administratif(ve) et Office manager H/F, CDI - temps partiel (Paris)


Nous cherchons un.e Assistant.e administratif(ve) et Office manager à temps partiel (3/5e) pour renforcer notre équipe sur l'administratif, la comptabilité et la gestion de l'espace.


Qui sommes-nous ?


Hiveworks France est une agence de design indépendante créée à Londres en 2014 et basée à Paris depuis 3 ans. Nous aidons les organisations à dérisquer et exécuter leur stratégie en plaçant les employés et les clients au cœur des projets et des opérations.

Nous rassemblons des expertises en Service Design, Customer Experience, Employee Experience, User Experience, User Interface & Lean Startup.


Hiveworks, c’est :


Une petite agence indépendante au caractère entrepreneurial
La conviction que le design doit renforcer sa capacité à construire un futur souhaitable : 15% du temps de chaque employé est dédié à inventer le futur modèle d'Hiveworks comme agence de design éthique
Un modèle construit sur l’animation d’un lien fort avec un réseau de freelances et de partenaires indépendants (+150 designers couvrant l’ensemble des métiers du design)
Nous travaillons avec une variété de clients dans les secteurs du Transport (SNCF, Eurotunnel), des Télécoms (Orange, Vodafone), de la Banque & Assurance (BPCE, Allianz, MAIF), des ONGs et des Institutions (Action Contre la Faim, Sciences Po).

L’an dernier, nous avons par exemple :

  • Refondu et déployé les standards de l’expérience client chez Eurotunnel

  • Structuré les Design Ops chez Orange & e.Voyageurs SNCF

  • Designé et lancé un kit innovation de terrain pour Action Contre la Faim

  • Piloté la recherche utilisateur d’Orange Bank pour améliorer ou construire les futurs offres et services

  • Optimisé les parcours checkout de Mugler.


Ton profil ?


  • Tu as au minimum 3 ans d’expérience sur un poste de responsable administratif ou d'assistance comptable

  • Tu as travaillé main dans la main avec un directeur financier et participé aux processus comptables et de facturation

  • Tu as déjà travaillé dans une petite structure et es à l'aise avec la comptabilité côté fournisseur et client

  • Tu es rigoureux(-se), as le sens de l’organisation et du détail

  • Tu es autonome avec la capacité à te manifester quand tu es bloqué(e) ou as besoin de support

  • Tu aimes travailler en équipe et interagir avec des clients et fournisseurs. Tu as le sens du service et un bon relationnel

  • Tu maîtrises l'utilisation d'Excel ou Google Sheet

  • Tu parles et écris français couramment, la maîtrise de l’anglais est un plus

  • Tu es sympa :)


Tes activités avec nous ?


Tu es rattaché.e à notre directeur des opérations. Tu travailles en temps partiel trois jours par semaine. Ton rôle couvre deux périmètres:


#Comptabilité / Administration (75% du temps)

  • Assurer la gestion du processus de facturation et la relation avec nos fournisseurs et clients: émission et suivi de la facturation, du paiement, relance(s) si nécessaire

  • Suivre les contrats (client / fournisseurs / prestataire): signature, date d’échéance, conformité

  • Gérer les notes de frais

  • Relation avec le bureau d'expertise comptable prestataire

#Office Management (25% du temps)

  • S’occuper de la vie de nos bureaux et coordonner l’ensemble des projets liés au maintien de l’espace comme un lieu agréable pour nos employés, notre communauté et nos clients: aménagement de l’espace, recyclage, lien avec le propriétaire, livraisons.

  • Influencer et participer à la vie quotidienne de l’équipe et de l’entreprise

Ce poste offre la possibilité d’évoluer sur un périmètre RH (gestion de la paie, des congés) et de contribuer à l’amélioration des processus et outils internes.


Que trouveras-tu chez nous ?


Rejoindre Hiveworks, c’est:

  • Participer à une aventure entrepreneuriale ambitieuse au sein d’une équipe bienveillante, à taille humaine – moins de 10 permanents – et au sein d’une communauté de freelances chaleureuse et talentueuse.

  • Avoir 15% de ton temps consacré à de l’exploration de nouvelles méthodes, appliquées aux projets client, pour redonner au design sa capacité à construire un futur souhaitable.

Et pour les plus :

  • Tous les quatre mois, un bonus collectif indexé sur la performance de l’entreprise et l’atteinte d’objectifs par les projets internes

  • Des bureaux cools en plein cœur de Paris

  • Les bières du vendredi soir


Quel processus de recrutement ?


  • Envoie-nous ton CV à l’adresse mail suivante: nicolas@hiveworks.com

Si tu es retenu.e suite à revue de ces éléments, nous te proposerons ensuite:

  • 1 entretien d’une heure avec le responsable des opérations

  • 1 test / cas pratique d’une durée de 2h environ

  • 1 entretien d’une heure avec les directeurs Hiveworks France


Date de prise de poste souhaitée: Q1 2020

Contact :

Nicolas Enjalbert

Directeur des opérations - nicolas@hiveworks.com



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